|
|
|
|
 |
|
 |
|
|
毎日の仕事は、雨のように降りかかってきて、その仕事を片付けることに必死になることが多いですよね。気づいたら午後5時を過ぎ、残業時間にやっと自分の仕事に取りかかる･･･なんてことも多いかもしれません。
仕事の内容について簡単に振り返ってみて下さい。実は、日常業務の中には無意識に優先してしまう仕事があるようです（上図参照）。
「忙しすぎる！」「期限が間に合わない！」「仕事に追われている！」などと感じている方は、無意識に仕事の優先度を決めてしまっているのかもしれません。
仕事の仕組みを知って、時間を有効に活用し、上手に進めることができるようになれば、仕事にも余裕が持てるのではないでしょうか。
|
|
 |
|
|
 |
|
タイムマネジメントの本質は、仕事の仕組みを科学し、それを明確化したうえで、どうすれば仕事をうまく進めることができるのか、言い換えれば、「生産性を向上させるにはどうすればいいのか」を追求した結果、得られた考え方であり、“スキル（技術）”なのです。
「仕事の進め方」の技術にもステップがあります。今回は簡単に毎日の仕事に活用できる“仕事術”のStepを紹介します。
|
|
|
 |
|
 |
|
 |
|
まず、タイムマネジメントからみた「仕事」の仕組みについて考えてみましょう。（左図参照）
タイムマネジメントの観点からは、仕事というものを構成する要素には両極性があると考えます。仕事には「はじめ⇔おわり」があり、「目標⇔実績」や「質⇔量」などの要素があります。その両極のうち、個人が管理・決定していけることに「はじめ」「目標」「質」などの側面があげられます。仕事に取り組むうえで、この「自分が自律的に決定していける側面」を知って、仕事を管理することがとても重要です。
この「はじめ」「目標」「質」という3つの仕事の側面からも、毎日の仕事の進め方を整理することができるのです。いつから仕事を「はじめ」、どういう「目標」で進めるのか、仕事の優先度（「質」）はどれくらいかなど、手順を追って考えてみましょう。
次のStep1で、仕事に関する時間について考えていきます。
|
|
|
|
|
|
|
私たちの仕事はグループでの作業が多いですね。作業の開始と終わりの時間は相手や工程、関係部署の都合で決まるのが一般的です。その決められた時間はとても重要なので、時間を管理するにしても、自分一人の仕事より、グループでの作業（他の人と共同でする仕事）の方に集中してしまいがちです。しかし、グループで決められた時間を優先することで、自分一人の仕事の時間を管理・確保するのが難しいままでは、いつまでたっても仕事を抱えたままです。
個人の仕事時間を改善するためには“仕事に関する4つの時間”を知ることが大切です。その4つの時間とは“自分一人の仕事”に関する「はじめ」と「おわり」、また“他人と共同の仕事”に関する「はじめ」と「おわり」の時間のことです。（下図参照）
仕事を上手に管理するポイントは、この4つの時間を管理することです。しかし、4つの時間すべてを最初から管理することは至難の業です。まずその中でも、第一に自分で決定できる“自分一人の仕事の開始時間”を管理することから始めましょう！
自分一人の仕事では、その仕事に必要な時間量を認識し、早めに計画的にとりかかる「はじめ」が最も大切です。なすべき自分の仕事の「はじめ」を決めて仕事をすることが、仕事を管理することの第一歩なのです。
Step2では、自分一人の仕事の開始時間を管理する方法について紹介します。
|
|
 |
|
 |
|
 |
|
|
自分一人の仕事の開始時間を管理する具体的な方法の一つは、手帳に「自分へのアポイントメント」を記入することです。（上図参照）
これは、自分が仕事を進めるための「目標」をスケジューリングすることを意味しています。
「自分の仕事くらいは自分でわかっている」という方がほとんどだと思いますが、実際に、自分へのアポイントメントを管理し、記録している人は稀です。「記憶する」から「記録する」ことをはじめてみてください。
４つの時間を意識しながら、まず自分へのアポイントメントを手帳に記入することで、自分一人の仕事と他人と共同の仕事の両方を管理できるようになります。
その結果、自分の思い通りに仕事をやり遂げたという実感を得ることができ、仕事へのやりがいも生まれてきます。この「自分へのアポイントメント」は、仕事の「質」に注目し、優先度の高い仕事について、アポイントメントするようにしてください。
では、優先度の高い仕事を見つけるにはどうしたらいいでしょうか。
|
|
 |
|
|
ここでは客観性の高いキーワードを使って、優先度の高い仕事を見つける方法を紹介します。
いま抱えている仕事を、「自分でやる（自分にしかできない）」「誰もができる」「今やる」「後でもいい」この４つのキーワードを使ってすべてグループ分けしてみてください。（下図参照）
その中で、自分のへアポイントメントに充てる仕事はどれでしょうか？ 「今、自分でやる仕事」であるＡの仕事だと考えてしまいませんか？ しかし、Ａは期限が迫ってきているがゆえに、費やせる時間が少なくなってしまい、やっつけ仕事になりがちです。では、仕事Ｂはどうでしょう？ 期限が迫っていない仕事であり、時間的に余裕があるゆえに、仕事の内容も追及できる仕事、つまり生産性向上に寄与する可能性が大きい、「質」の高い仕事なのです。
皆さんが自分へのアポイントメントに充てる優先度の高い仕事とは、仕事Ｂです。Ｂの仕事を早期に見つけ、前もって準備することができれば、毎日の仕事に余裕をもち、突発的な仕事にも対応できるのです。
２週に一度は、いま抱えている仕事を棚卸しして、優先順位をつけ、自分へのアポイントメントを入れてみて下さい。
|
|
 |
|
 |
|
 |
|
段取りよく仕事を進められるかどうかはとても重要なスキルで、コツさえ身につければ何も難しいことではありません。
|
|
|
|
以上の3つの手順を繰り返すことで、毎日の時間を有効に使い、仕事を段取りよく進められるようになり、その結果、上級技もできるようになるでしょう。
「忙しい」「仕事に追われる」「期限が間に合わない」ことも、この仕事術によって解消されるのではないでしょうか？
各Stepごとに上級技がありますので、取り組んでみましょう。
|
|
 |
|
 |
|
最後に、皆さんにぜひ、お伝えしたいことがあります。
日本の武道には、型があります。「型から入って心に至る」が型の持っている本質です。毎日、基本の「型」を繰り返していれば、やがて「習慣」となります。そして「癖」にまでなると、意識しなくともできるようになります。これは武道の技をつくる構造です。武道と違い、仕事（ビジネス）の世界では、今まで「型」に該当するものがなかったように思います。部分的ではありますが、今回ご紹介した仕事術（タイムマネジメント）を、日常の「仕事の型」に適用してみてください。
ひとつ「働き方（型）」を
“タイムマネジメントの観点”で変えてみよう！
|
|
|
|
これが仕事をコントロールでき、充実した仕事を実現するためのスタートです。タイムマネジメントに関する仕事術は生活にも役立ちます。家族のために自分へのアポイントメントを入れ、人生をより充実させましょう。
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
